Je hebt je als vrijwilliger opgegeven om een zakelijk evenement voor jouw bedrijf te organiseren. Je weet echter niet zo goed hoe je moet beginnen. Daarom geven we je in dit artikel een aantal tips om je mee op weg te helpen.
Je hebt geen tijd voor een cursus evenementenplanning, of je hebt helemaal geen zin om een dergelijke cursus te volgen. Lees hieronder ons makkelijke stappenplan!
Bepaal het doel van het evenement
Bedenk wat je je collega’s mee wilt geven met dit evenement. Wil je ze leren netwerken, ga je voor amusement, educatie, of alles in een? Ga na wat je precies organiseert, dat maakt het in de toekomst een stuk makkelijker om keuzes te maken voor de rest van het evenement. Houd hierbij ook rekening met je doelgroep. De verwachtingen van je gasten zijn afhankelijk van de markt en de looncategorie.
Verdeel alles in beheersbare taken
Schrijf voor jezelf op wat er allemaal geregeld moet worden en deel al deze dingen bij elkaar in, in bepaalde categorieën. Hierdoor verander je de enorme waslijst aan taken, in behapbare, kleine lijstjes aan taken. Begin bij de eerste categorie en werk zo ieder lijstje af. Stel hierbij ook een realistisch budget op. Kijk wat je nodig hebt en hoeveel je tot je beschikking hebt, zo kun je, aan de hand van je budget, kijken wat je allemaal te besteden hebt. Zoek bijvoorbeeld licht en geluid voor je zakelijk evenement voor het budget dat bij je evenement past.
Stel een team samen
Natuurlijk kun je een evenement helemaal alleen organiseren, maar dat is zeker niet aan te raden. Als je helemaal op jezelf een evenement probeert te organiseren, zul je al snel omkomen in het werk en er helemaal geen plezier meer in hebben. Zoek daarom een paar mensen die je hiermee kunnen helpen. Geef ieder zijn eigen taak, stel deadlines op en zorg voor een goede communicatie.
Heb plezier
Wanneer dan eindelijk de dag van het evenement aanbreekt, zul je een hele hoop moeten regelen. De kans dat je van hot naar her rent om alles in goede banen te laten lopen is groot. Vergeet echter ook niet gewoon van het evenement te genieten. Je hebt het immers ook voor jezelf georganiseerd.